Privacyreglement
Privacyreglement Belangenvereniging Parc de Kievit 8-9-2020
Algemeen
Het bestuur van de Belangenvereniging Parc de Kievit hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens die door de Belangenvereniging Parc de Kievit worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. Belangenvereniging Parc de Kievit is wettelijk verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen. Dit privacyreglement is van toepassing op elk gebruik van persoonsgegevens binnen de Belangenvereniging Parc de Kievit.
Ons privacy beleid is dat wij de gegevens van leden, mogelijke leden en gewezen leden vertrouwelijk behandelen, alleen gebruiken voor het doel van het voeren van een ledenadministratie en niet delen met derden. Ook verzamelen wij niet meer gegevens dan we voor de vereniging nodig hebben. Wij beheren en verwerken die gegevens zorgvuldig, we bewaren ze niet langer dan nodig en proberen steeds te zorgen voor de juistheid en het ‘up to date’ zijn – al hebben we daar natuurlijk de inbreng van de leden voor nodig. Wij volgen bij dit alles de wet en handelen transparant door aan te geven aan welke regels wij ons houden. Daar hoort ook bij dat we het melden als er onverhoopt ooit iets mis zou gaan.
Waar het beleid kort en krachtig kan zijn is het wettelijk nodig dit uit te werken in een privacyreglement, ook al zijn wij geen grote vereniging. Bovendien is zo’n privacyreglement uit de aard van de zaak meer technisch en juridisch van aard. Het reglement bevat dan ook op een aantal plekken jargon. Dat is niet te vermijden. Onze excuses als het hierdoor minder leesbaar is. Het geeft in elk geval goed weer wat er tegenwoordig komt kijken bij het voeren van de administratie voor een vereniging.
Om kennis te nemen van het privacy beleid zijn de voorafgaande alinea’s voldoende. Voor de mensen die geïnteresseerd zijn hoe het allemaal precies geregeld is, is de rest van dit stuk bedoeld.
Voor vragen over dit reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de Belangenvereniging Parc de Kievit met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website.
Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacy beleid, dat is vastgesteld door het bestuur van de Belangenvereniging Parc de Kievit en beschrijft hoe de Belangenvereniging Parc de Kievit omgaat met de privacy van betrokkenen. Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de Belangenvereniging Parc de Kievit .
Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door de Belangenvereniging Parc de Kievit, de doeleinden van de gegevensverwerking door de Belangenvereniging Parc de Kievit, het gebruik van ‘cookies’ op de website van de vereniging en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Als u de website bezoekt en/of lid bent van de Belangenvereniging Parc de Kievit, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert de Belangenvereniging Parc de Kievit uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacy beleid zoals deze door de Belangenvereniging Parc de Kievit is opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, dat uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en dat u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.
Begrippen
In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.
– De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
– Het privacyreglement: dit reglement;
– Verantwoordelijke: de Belangenvereniging Parc de Kievit;
– Beheerder: de secretaris van de Belangenvereniging Parc de Kievit;
– Webmaster: de webmaster van de Belangenvereniging Parc de Kievit, die de website beheert.
– Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
– Gebruiker: de functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; hiermee wordt de secretaris van de Belangenvereniging Parc de Kievit bedoeld of andere door het bestuur aan te wijzen personen zoals de penningmeester in het kader van het innen van de contributie;
– Derden: personen en instanties buiten de Belangenvereniging Parc de Kievit;
– Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
– Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
– Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
– Leden: Hiermee worden de leden van de Belangenvereniging Parc de Kievit bedoeld;
– Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
Doeleinden
De Belangenvereniging Parc de Kievit verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:
– Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de Belangenvereniging Parc de Kievit, gebruikelijk zijn;
– Betrokkenen het mogelijk maken lid te worden of juist het lidmaatschap van de vereniging te beëindigen;
– Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Belangenvereniging Parc de Kievit;
– Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van de Belangenvereniging Parc de Kievit;
– Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
– Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van de Belangenvereniging Parc de Kievit en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de Belangenvereniging Parc de Kievit, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
– Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding;
– Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals bestuur en commissies enz.
Rechtmatige grondslag
De Belangenvereniging Parc de Kievit verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)
– Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
– Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van is/was;
– Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
– Voor de goede vervulling van de taak, die de Belangenvereniging Parc de Kievit vervult;
– Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking. Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.
Wijze van verwerking
De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels. Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.
Persoonsgegevens
De Belangenvereniging Parc de Kievit verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
– (Aspirant) Leden van de Belangenvereniging Parc de Kievit;
– Personen die de Belangenvereniging Parc de Kievit om informatie of documentatie hebben verzocht; tenzij deze via de mail worden gevraagd; er wordt geen emailadres opgeslagen.
– Personen met wie de Belangenvereniging Parc de Kievit een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.
Leden worden geregistreerd door de ledenadministratie.
– Adres
– Postcode
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– BAG nummer
– Adres Parc de Kievit
– Voor zover nodig voor facturatie en/of bereikbaarheid: een alternatief adres
– Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie
– Contributie verplichting
De persoonsgegevens van het lid worden binnen 6 maanden uit de ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de Belangenvereniging Parc de Kievit is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de Belangenvereniging Parc de Kievit zijn beëindigd of de transactie met de Belangenvereniging Parc de Kievit is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
De Belangenvereniging Parc de Kievit verstrekt zonder toestemming geen persoonsgegevens aan derden. De gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.
Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan leden van de Belangenvereniging Parc de Kievit, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.
Beveiliging
De Belangenvereniging Parc de Kievit draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van de Belangenvereniging Parc de Kievit en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Rechten van betrokkenen
De betrokkene heeft de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Belangenvereniging Parc de Kievit te vragen hoe zijn/haar persoonsgegevens zijn verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens zijn verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Belangenvereniging Parc de Kievit om dit te corrigeren.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Belangenvereniging Parc de Kievit te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens.
De Belangenvereniging Parc de Kievit zal aan deze rechten voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor het niet honoreren van het recht, bijvoorbeeld ten behoeve van het innen van (achterstallige) contributie of andere aspecten van de ledenadministratie.
Website van de Belangenvereniging Parc de Kievit
De webmaster van de Belangenvereniging Parc de Kievit is verantwoordelijk voor deze website. De website van de Belangenvereniging Parc de Kievit is www.bvparcdekievit.nl. De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over vergaderingen, evenementen en bijeenkomsten die de Belangenvereniging Parc de Kievit heeft georganiseerd. De Belangenvereniging Parc de Kievit maakt daarbij onderscheid tussen publiekelijk kenbare informatie en gegevens die niet openbaar gemaakt mogen worden zonder toestemming van de betrokkene. Daarom kent de website een gedeelte dat specifiek voor de leden is en alleen met een wachtwoord toegankelijk is. Evenzo is er een gedeelte ingericht specifiek voor de bestuursleden dat eveneens slechts met een wachtwoord toegankelijk is.
Cookies
De website van de Belangenvereniging Parc de Kievit gebruikt functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookies werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de Belangenvereniging Parc de Kievit. Door het gebruik van een algemene voorziening voor het ontwerpen en het ‘hosten’ van de website is het mogelijk dat er ook andere dan de functionele cookies gebruikt worden. Deze overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Die overige zijn vooral cookies van social media websites. Op het gebruik van social media websites zijn de betreffende voorwaarden van die social media dienst van toepassing. Het privacyreglement van de Belangenvereniging Parc de Kievit is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social media diensten.
De social media cookies zijn o.a.:
– Door te klikken op de facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.
– Google plaatst een googleapis cookie.
– Youtube plaatst diverse cookies.
De website van de Belangenvereniging Parc de Kievit kan video’s bevatten , die via YouTube of een andere video streaming dienst worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website. Hetzelfde geldt voor andere video streaming diensten.
Private logging
Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de datum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het ip-adres niet vast te leggen. Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste moment van inloggen blijft bewaard.
Een speciaal geval is het digitaal stemmen voor bijvoorbeeld een algemene ledenvergadering. Voor zover de Belangenvereniging Parc de Kievit dat niet in eigen beheer kan doen, zal daarvoor een dienst ingeschakeld worden die alleen de strikt benodigde gegevens krijgt en deze op eenzelfde manier verwerkt conform de wettelijke bepalingen als de Belangenvereniging Parc de Kievit zelf. In het kader van deze verkiezingen kan het nodig zijn om IP-adressen vast te leggen om te zorgen dat er slechts één maal gestemd kan worden. Na de betreffende verkiezing worden al de voor de verkiezing gebruikte gegevens vernietigd.
Links naar websites van derden
Op de website van de Belangenvereniging Parc de Kievit zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere verenigingen en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. De Belangenvereniging Parc de Kievit is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.
Datalek
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG). Ook de betrokkenen worden op de hoogte gesteld.
De webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van de Belangenvereniging Parc de Kievit worden afdoende beveiligd.
Slotbepalingen
In gevallen waarin het privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de Belangenvereniging Parc de Kievit. Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit privacyreglement. Wijzigingen en aanvullingen van het privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Dit privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van ? ? en is in werking getreden op deze datum.
Het bestuur de Belangenvereniging Parc de Kievit.